FredVroom.nl
Praktische en tijdbesparende adviezen - deel 1 -

17 augustus 2011 | door Fred Vroom




De tijd kunnen wij niet managen, de tijd is voor iedereen gelijk: 24 uur per dag. Ik spreek dan ook liever van (zelf)management, want onszelf en onze medewerkers kunnen we wl managen. En door dat goed te doen kunnen we productiever en effectiever worden, meer rendement behalen in minder tijd.

Je kunt wel leren hoe het beter kan, maar veel belangrijker is wat je ermee det. Daarom geef ik je nu een aantal praktische en tijdbesparende adviezen.

Papier en e-mail:
Pas je aan, aan het digitale tijdperk. Daarom: niet alles k nog op papier printen. Leer omgaan met digitaal verwerken en archiveren. Word geen slaaf van technologie zoals de e-mail en smartphone. De meesten vinden het prachtig maar tegelijkertijd wordt het ook als de grootste tijdvreter genoemd. Laat de technologie jou dienen en niet andersom!

a.) Behandel alle dingen slechts zo weinig mogelijk. Leg iets meteen weg i.p.v. het steeds weer verplaatsen. Behandel de binnenkomende (e) post meteen, en klasseer deze direct in: nu behandelen, delegeren/doorsturen, nog te doen/lezen dringend (op korte termijn) of belangrijk (iets langere termijn), archiveren, of weggooien/deleten.

b.) E-mail box zeker niet continue lezen en email alerts afzetten. Beter een enkele keer per dag kijken en als bovenstaand behandelen. Maak dagelijks je e-mail box leeg.

c.) Papieren niet ergens anders leggen om het later nog eens te bekijken of definitief te klasseren. Plak er een post-it sticker op met wat ermee gedaan moet worden.

d.) Verminder de hoeveelheid papier zo veel mogelijk.

e.) Gebruik A4 opbergbakjes met acties uit het eerste advies. Schoon regelmatig je archieven op.

f.) Rondslingerende papiertjes en notas zoveel mogelijk vermijden door geschreven info onmiddellijk in agenda te noteren, adressenboek aanleggen, sorteren in themakaften, of inscannen en digitaal bewaren.

g.) Jaarlijks het boekenrek en kasten uitzuiveren en onbelangrijke zaken durven archiveren of weggooien.

h.) Lees van documenten alleen het onderwerp, de subtitels en dikgedrukte/onderstreepte woorden en de samenvatting of conclusies.

Planning:
De meeste mensen plannen hun vakantie zorgvuldiger dan hun leven. Een slechte planning zorgt voor goede mislukkingen. Stel eerst duidelijke SMART doelen, zowel priv als werk en plan binnen dt kader. Laten je doelen waardevol zijn en passen binnen je kernwaarden. Want de tijd is niet terug te draaien, noch in te halen.

a.) Inventariseer je werkzaamheden van de komende 10 dagen exact met vermelding van de tijd die het per taak gekost heeft. Waar lekt er tijd, waar wordt tijd geroofd. Focus je op de aanpak van max. 3 taken die effectiever kunnen. Dit zijn dan de top 3 taken die de meeste tijd opslorpen (20/80 regel).

b.) Plan de volgende werkdag aan het einde van de werkdag op basis van prioriteit en het kunnen afronden van taken.

c.) Let er op dat je prioriseert op basis van A: dringend, B: belangrijk, C: overig. Val niet in de valkuil van alleen dringende taken te doen; neem zeker 3 uur per week om te plannen en na te denken.

d.) Maak je taken in 1x af. Het in onderdelen uitwerken kost elke keer weer inlees en opstarttijd. Uiteraard moeten grote taken wl worden opgedeeld in subtaken.

e.) Plan taken in minuten en niet afgerond in kwartieren, halfuren of nog erger; in uren. Plan SMART. Plan je taken steeds strakker. Als je meent iets in 55 minuten te kunnen plan dan niet 1 uur maar 50 minuten. Je zult zien dat het k in die 50 minuten lukt.

f.) Doe de dingen waar je tegenop ziet, het eerst.

g.) Doe bepaalde taken op vaste momenten, routine is tijdbesparend.

h.) Doe beter n taak tegelijk, maar goed, dan meerdere taken tegelijk, maar niet goed.

Balans:
Alles hangt met alles samen. Je priv leven heeft invloed of je werk en andersom. Voorbeeld: rust voor geest en lichaam is belangrijk, waarom probeer je meer uit je dag te persen doorin pauzes door te werken of priv e-mails te gaan doen? Het werkt juist contraproductief! Je eet 3x per dag. 3 rustpauzes zijn beter dan 1 zoals de nachtrust bijvoorbeeld. Grootheden als Edison en Einstein sliepen korte nachten maar namen vl korte rustpauzes (powernap).

a.) Je geest heeft af en toe rust nodig. Blijf in pauzes niet achter je bureau. Ga bij voorkeur even naar buiten, lekkere frisse lucht en even uit je werkomgeving. Beweeg je nog meer ook! Neem beslist regelmatig tijd om na te denken: Hoe kan het beter, hoe kan het sneller, ligt het wel in lijn met het/mijn doel?

b.) Ook je lichaam heeft rust nodig, maar zeker ook beweging. Beweeg regelmatig, zit niet te lang. Pak de trap i.p.v. de lift.

c.) Drink veel water, zeker 1,5 liter per dag.

d.) Ontspan je regelmatig, ook priv.

e.) Zorg voor een aangename sfeer, dit werkt productief. Plantje, fotos, gezellig!

Focus:
Als je denkt veel te kunnen produceren door veel tegelijk te doen heb je het mis. Het werkt contraproductief. Focus op n taak, geef het alles wat in je is. Daarna de volgende taak.

a.) Beperk afleidingen, door momenten te nemen om geen telefoon aan te nemen en er geen collegas kunnen binnenlopen. Schakel de telefoon door, deur dicht en meters maken. Je kunt er ook voor kiezen om je werktijden te verschuiven, voor of na filetijd bijvoorbeeld. Op deze tijden die buiten de gewone kantooruren liggen, kun je k rustiger werken en opschieten. Komt er een collega een praatje maken terwijl jij er geen tijd voor hebt, vraag dan: wat kan ik voor je doen. Zo kom je op een vriendelijke manier meteen terzake.

b.) Focus op max. 3 doelen, bij meerdere doelen verlaagt de kans op succes.

c.) Wees alert op de valkuil van perfectionisme.

Mindset:
De belangrijkste tijdwinst maak je met de juiste mindset. Die benut je boerenverstand. In elke time management training die ik verzorgd heb bleek steeds weer dat de mensen zlf voldoende ideen hadden. Maar waarom hebben ze dat dan niet simpelweg gedn?! De definitie van waanzin volgens Albert Einstein is dezelfde dingen blijven doen en tch een beter resultaat verwachten. Ik heb talloze tips voor de juiste mindset, communicatie en emotie beheersing reeds gegeven in eerdere nieuwsbrieven. In de lijn van deze praktische nieuwsbrief geef ik je daarom nu een paar praktische adviezen:

a.) Lees dagelijks iets inspirerends, dat geeft energie. Gericht zijn op oplossingen en mogelijkheden met een positieve mindset geeft veel energie, en werkt bovendien aanstekelijk!

b.) Clean desk, orde en netheid; systeem, is een keuze!

c.) Eerlijke mentaliteit; geen pauzes oprekken, geen games, internetten in de baas zn tijd, taken voor je uitschuiven, e.d.

d.) De dingen juist doen is efficint, maar de juiste dingen doen is effectief.

e.) Bestel regelmatig een luisterboek en beluister dit in je auto.

f.) Geen leue dingen eerst doen en dan zeggen dat je te weinig tijd hebt om al je taken te kunnen doen. Werk volgens de prioriteiten.

g.) Schuif verantwoordelijkheden niet af, voorkom uitstelleritis.

h.) Denk buiten de box, creatief.

i.) Positieve instelling en positief verwachtingsvol.

j.) Humor en werkplezier zijn productief en fijn!

Communicatie:
Communiceer met logica en gevoel; luister met je hart en verstand. Wat wordt er gezegd, maar wat wordt er bedoeld? Ieder persoon is anders, stel je op die ander in, in plaats van je te ergeren aan het verschil in persoonlijkheid. Probeer de ander te begrijpen, dan zal de ander zijn best doen om ju te begrijpen.


a.) Goed en duidelijk communiceren scheelt tijd n onenigheid!

b.) Verbeter je luistervaardigheid.

c.) Delegeer taken, deel verantwoordelijkheid. Wil niet alles per se zelf doen. Speel op elkaars competenties en vaardigheden.

d.) Wees assertief, geef je mening en grenzen aan, durf nee te zeggen.

e.) Delegeer of besteed uit. Pas, afhankelijk van de personen en situaties de verschillende vormen van assertiviteit toe zoals: forceren, samenwerken, compromis, toegeven, vermijden.

Vergaderen:

Ik vraag me af of er landen zijn waar er mr wordt vergaderd dan in ons land. Maar ik weet wel zeker dat er landen zijn die minder vergaderen en toch ook succesvol zijn. De volgende adviezen zullen je helpen.

a.) Vergader aan een statafel, je hebt meer energie en het duurt beslist korter.

b.) Vergader aan het eind van de dag, uitlopen betekent werken in je vrije tijd

c.) Vergader met zo min mogelijk deelnemers, max. 7.

d.) Je kunt de notulen wl aan een grotere groep zenden, die hun feedback en inbreng kunnen geven die in de vergadering als mededeling kan worden behandeld.

e.) Voor de rondvraag begint, eerst noteren wie er een rondvraag heeft. Alleen hen het woord geven. Daar strak aan houden.

f.) Geef voor de vergadering aan wat de geplande tijdsduur is. Dit is geen minimum, maar het maximum! Het aantal onderwerpen op prioriteit (dringend versus belangrijk) en passend binnen dit tijdschema.

g.) Niet iedereen hoeft zn mening te geven; alleen diegenen die werkelijk over het onderwerp iets te zeggen hebben. Niet perse elke deelnemer zn mening laten geven.

h.) Notuleer alleen in de vorm van besluit- en actiepunten. Niet letterlijk weergeven wat een ieder heeft gezegd. Als je dat wl belangrijk vind, maak dan geluidsopnamen die je opslaat. Vertrouw op de notulen, maak voor jezelf alleen notitie van de acties die je zelf moet doen.